PMO(プロジェクトマネジメントオフィス)、どれくらいのプロジェクトから必要なのか

PMO

エンジニアとしてさまざまなプロジェクトを渡り歩くと、プロジェクトマネジメントオフィス(PMO)と呼ばれる部署、もしくはグループが存在していることに気が付くかと思います。しかしエンジニア側からは、プロジェクトマネジメントオフィス(PMO)の仕事ぶりがなかなか見えないというケースが多いのも事実。プロジェクトマネジメントオフィス(PMO)とは一体何を行うポジションなのか、その仕事内容に迫ります。

企業プロジェクトを成功させるためのPMOの体制

企業プロジェクトを定義すると、「複数の人が集まり世の中に新たな付加価値をもたらす仕事を成し遂げること」です。

この企業プロジェクトを成功させるために、企業は、その責任者としてプロジェクトマネジャーを任命し、プロジェクトマネジャーを支える役割としてPMO(Project Management Office)を設置します。

こうした体制を整えることが、プロジェクトの成功につながります。
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企業プロジェクトを成功させるための体制

プロジェクトマネジメントはPMOで役割分担を

プロジェクトを進めるにあたって、状況の把握、課題の洗い出しが必須です。そして、それらに応じた対策を練り、解決し、さらにプロジェクトを推し進めていきます。このようなPDCAサイクルを回し続けプロジェクトを遂行します。

仮に、プロジェクトマネジメントをプロジェクトマネジャーが一人で行うとしたらどうでしょうか?

プロジェクトに問題はつきものです。課題を発見するだけでも大変な労力を必要とします。大規模なプロジェクトになれば、複数のチームを組んで動くことになり、チームごとにマネジメントを行いながら、さらにプロジェクト全体のマネジメントも行います。

各チームで様々な考察がされるため何が正しいのか判断に迷うときもあります。ある人は、生産工程に問題があるのが遅れの原因だと言い、ある人は従業員の能力不足や人員不足が原因だと言います。またある人は、従業員の教育の仕方に問題があると言います。

まだ課題が見えればいい方なのですが、問題はないという報告を受けていても進捗が遅れている事実をどう受け止めればいいのでしょうか?ときには隠れた問題を掘り起こすこともプロジェクトマネジメントには必要となってきます。

次にその課題に対してどのような解決策を取ればいいのでしょうか?
課題を発見するだけでも大変なうえに、解決策を練ることも、そして、それを実行に移すことも、とてもじゃないですがプロジェクトマネジャー一人の力では賄いきれないのが実情です。

つまり、プロジェクトマネジメントはプロジェクトマネジャー一人で行うものでなく、PMOをきちんと置き、役割分担をするべきなのです。
 
プロジェクトマネジメントをプロジェクトマネジャー一人で行うとしたら

PMOの4つの役割

プロジェクトをプロジェクトマネージャー一人にゆだねることにならないよう、企業はPMOを設置します。
プロジェクトマネジャーと共にプロジェクトを成功させるためにPMOが存在するのです。
PMOは、プロジェクトマネジャーをサポートし、プロジェクトの進捗状況や課題、リスク、品質を可視化して管理し、プロジェクトの成功へと導きます。

次にPMO導入による3つの効果について解説していきます。

PMOの果たす役割

  1. プロジェクトの可視化による効果
  2. プロジェクトの状況を知るためには、管理情報が必要です。
    進捗管理、課題管理、リスク管理、予算管理など、システム開発プロジェクトにおいては、変更管理、障害管理など様々な管理プロセスを導入することでプロジェクトの状況を可視化します。

    可視化することで、プロジェクトが今どのような課題に取り組んでいるか、また見えない問題を早期発見し対策を講じていくことを可能にします。

  3. コミュニケーション促進の効果
  4. プロジェクトマネジメントにおけるコミュニケーションの量は膨大です。ただ、その非効率さも問題となります。
    例えば、メールでのやりとりは、後に読み返すときにを探すだけでも時間と手間がかかります。
    そこで、メールの表題に統一のルールを設けることで、探す手間を省くといった対策を講じます。
    このように負担となるコミュニケーションコストを管理するのもPMOの役割です。

  5. 意志決定を支援する効果
  6. 多くのプロジェクトが、時間に限りがあり、プロジェクトマネジャーは迅速な意思決定が求められます。そのためにも、プロジェクトのリアルタイムでの状況を把握する必要があり、効率的な情報収集は欠かせません。

    仮に、状況がすぐに把握できなければ、プロジェクトマネジャーは、状況把握のために個別のヒアリングをしたり、会議を開いたりしなければいけません。また、管理情報が整っていなければ、それらをまとめるだけでも時間がかかります。

    こうした状況を回避するためにもPMOが、プロジェクト管理を徹底し可視化しておくことで、プロジェクトマネジャーの迅速な意思決定を支援することができます。

    特にリスク対策に関しては、先手を打つことが肝心です。リスク対策を「考える時間」をプロジェクトマネジャーに捻出してもらうこともPMOがあってこそ可能です。

  7. PMOはプロジェクトを一元管理する場所
  8. PMOは主にPM(プロジェクトマネージャ)の片腕やブレーンとして、プロジェクトの管理を一元的に行う場所です。大規模なプロジェクトになれば、当然参画するエンジニアの数も増え、システムも業務単位で細分化されます。

    PMOではどのシステムを担当するチームがどのような状況になっているかを管理し、必要に応じて人材の補充や入れ替えなども検討します。また、各システムで発生した個別のタスクに関する対応もPMOが管理します。
    どのシステムのどの工程で、どんな課題が発生したのか、その原因や対応状況を管理しながら解決に導くのです。

    エンジニアが実際の障害や仕様変更に対するシステム側の対応を行うのに対し、PMOはクライアントへの説明を行ったり、進捗状況を報告しつつ指示を仰いだりします。大規模なプロジェクトになればなるほど、別途発生する課題の数は増えていくものですから、PMOメンバーの管理工数も含めたプロジェクト運営が大切になってくるのです。

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チームメンバーの役割分担

PMOのチームメンバーの役割は3つに分類されます。

  1. PMOアドミニストレーター
  2. プロジェクトの事務担当者として、データ収集や会議のコーディネート、情報共有や書類作成、経理処理などを行います。

  3. PMOエキスパート
  4. アドミニストレーターが集めたデータを分析し、アウトプットする役割を担います。作業プロセスやツールなどの分析を踏まえ標準化し定着を図る作業や、プロジェクトオーナーとの連携など多岐にわたります。

  5. PMOマネージャー
  6. PMOを管理するマネジメント業務を担います。全体の組織戦略や計画の策定、メンバーの稼働管理や教育、予算管理など、まさにマネジメント業務を行います。

    人員が豊富でない場合は、兼務となることも多いですが、このようなメンバー構成で行われることを理解しておくと、PMOの役割を理解しやすいのではないでしょうか。

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PMO,役割

PMOの仕事内容1 プロジェクト運営事務局

PMOではプロジェクトの全体を運営するために、プロジェクトで定例化する会議体の管理も行います。

例えば開発フェーズにおいてのレビュー会や、進捗状況、障害対応状況の報告会など、プロジェクト運営に必要な会議体はいくつも存在し、PMOはその会議体におけるアジェンダ(議題)を設定したり、会議体に必要な資料を作成したりするといった事務局としての役割を負っているのです。

実際のプロジェクトにおいて定例会議に参加するのは、PMOメンバーをはじめ、各システムの担当リーダーやPM、さらにクライアント側の情報システム担当者というケースが多いでしょう。PMOはこの会議において各システムからヒアリングした上で、開発や課題に対する進捗状況を取りまとめ、会議体の資料として作成します。

さらに、開発状況に遅延が発生したり、解決が難しい課題に直面したりという局面においては、顧客側のビジネスにそれがどう影響するのかも、報告しなければいけません。

PMOはクライアントとエンジニアの間を取り持ちながら、プロジェクトが正常に走行するよう制御していく役目を負っているため、責任は非常に重いと言えます。

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PMOの仕事内容2 内部基準や標準化

PMOには管理、報告、会議体の運営といった仕事のほかにも、プロジェクト内における統一の基準を作成するという仕事もあります。

例えば進捗率の定型化、品質管理指標や評価基準の作成などです。

大規模なプロジェクトでは、定期的にクライアント側担当者に対して進捗率の報告を行う必要があります。

一言に進捗率とはいっても、各システムの担当者によって進捗状況は主観が入り込んでしまうため、これを定型的な数値に直すための作業が必要になるのです。

さらに構築するシステム、ドキュメント類に対する品質管理の基準も必要になります。

例えば同じ言語でいくつものプログラムを作成する場合、プロジェクト内にソースコード記載のルールを定めた「開発標準」が存在していないと、エンジニアによってソースコードの書き方に差が生じてしまいますよね。

情報システムの開発プロジェクトは、幾人ものエンジニアが顔を合わせることなく、ひとつの機能に手を入れていくことが多いため、このように統一された基準というものが重要性を帯びてくるのです。

また、設計書やレビュー用結果報告書といったドキュメント類のテンプレートについても対策が必要です。
これらのことから、PMOは実際のシステム開発作業における「枠組み」を作っていると言えるでしょう。

PMOのまとめ

ここでは、企業内でのPMOの役割や仕事内容についてご紹介いたしました。PMOを置き、プロジェクトの可視化・コミュニケーションの促進・意思決定・スケジューリングなどの管理をすることで、プロジェクトを円滑に進めることが可能となります。PMOは、役割ごとに、プロジェクトの運営を行うにととまらず、大規模なプロジェクトになるほど、プロジェクトの品質管理基準を統一したり、社内の標準化を進めることも大切な仕事内容になってきます。
プロジェクトを円滑に進めるために、PMOは必要不可欠な組織といえます。

プロジェクトマネージャー(PM)が抑えておきたいポイントチームビルディングの秘訣についても解説しておりますので、参考にしてみて下さい。

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