フリーランスは時間管理テクニックでスケジュール管理の質と生産性をアップ

時間管理

エンジニアやコンサルタント、中でもフリーランスは一人で多くの仕事を抱え、忙しいものです。それだけにスケジュール管理は重要です。今回は、スケジュール管理の質と生産性(業務効率)を上げる時間管理テクニックについて紹介します。

時間管理の重要性

フリーランスになると、時間に追われて仕事をしている人も多いと思います。
フリーランスは一人で多くの仕事を抱え、それだけに忙しいものです。
もちろんその分、充実感や達成感も味わえるのもわかりますが、上手にスケジュール管理できなければ、仕事でのミスにもつながりかねません。今回は、スケジュール管理の質と生産性(業務効率)を上げる時間管理テクニックについて紹介します。

時間管理の目的

時間管理の目的は、生産性を向上させて成果を創出することにあります。
生産性すなわち業務効率を考える基準は、どれくらいの時間をかけて、どれくらいの成果を生み出したかをみれば、どれだけ生産性の高い仕事ができたかがわかります。
つまり、一日のうちに成果をだす活動にどれだけ時間をかけたか、もしくは成果を出さないムダな活動にどれだけ時間を費やしてしまったかを意識することで上手に時間管理ができるようになります。

時間管理において何よりも、「時間」に対する考え方が重要であり、その意識が高い人ほど、時間管理スキルが高いと言えます。
時間は有限です。それをいかに効率良く使うかによって、自分に与えられた時間を有効的に使えるかどうかが決まってきます。
時間が限られているということは、効率よく仕事をこなすために、その順番を考えたり、その仕事を行うのが自分でなくてもいいことは、まわりに振ることで複数のことを同時に進めたりといった工夫が必要です。

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限られた時間で最大効果を生み出す時間管理の2つのポイント

時間管理のポイント

それでは、限られた時間で最大効果を生み出す時間管理をするにはどうすればいいのでしょうか?
そのポイントは「時間」と「業務の質」の2つです。

まずは、時間についてみていきます。
一日の時間を分解して考えていきます。
一日のスケジュールを直接成果に結びつく時間(主体工数)と直接成果に結びつかない時間(付帯工数)に分類したき、そのバランスをみてみましょう。
実際に、今週一週間のスケジュールを書きだし、主体工数と付帯工数のバランスをチェックしてみてください。時間を有効活用するには、主体工数を増やすことです。もし付帯工数が多いならば、できる限り削り、当然ですが成果に結びつく時間を優先するようスケジューリングする工夫が必要です。

次に主体工数の業務の質を上げることで、生産性を高める工夫を考えます。
そのコツは、業務を細分化し行動を管理することです。

タスクリストの目的とその使い方

時間管理をするうえで、タスクリスト(To Doリスト)は欠かせません。
実際にタスクリストを活用しているフリーランスの方も多いと思いますが、その使い方について解説していきます。

無駄のない時間管理のためには、「早め早め」の管理が大事です。そのためにタスクリストと手帳を使って管理します。

タスクリストは、現在進行中の仕事から、企画段階のものまで、すべての業務がリスト化され、各タスクには着手日と納期を記入します。時間軸が必要なのは、すべての仕事に締め切りがあるからです。タスクリストを見渡すことで、自分のやることや締め切りを確認するとともに、どの仕事のどの作業から進めていけばいいのか優先順位も明確になります。

一日の業務スタート時にタスクリストを参考にその日のスケジュールを手帳に埋めていき、管理します。
そして、一日の終了時には、線を引いて消しながら、翌日のタスクを確認し、リストをアップデートします。

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業務の質の向上のための業務細分化

タスクをリストアップする際には、最長でも2時間で終わるレベルまで細分化することが上手な時間管理のコツです。
人間の集中力の持続の限界はおよそ2時間と言われています。2時間以内に仕事に対する「達成感」と「解放感」が得られるように設計することで、精神的にも気持ちよく仕事ができます。
また、業務を細かく分けることで、スケジューリングがしやすくなりますし、進捗を追いやすくなります。
業務の細分化は、次の6つの業務の種類で分けて考えるといいでしょう。それぞれの頭文字をとって「披露宴」と呼ばれています。

① 聞く(Hearing)・・・あらかじめ誰かに聞いておくべきこと
② 連絡する(Information)・・・誰かに伝えておくべきこと
③ 依頼(Request)・・・誰かに頼んでおかねばならないこと
④ 作業(Operation)・・・自分自身で実施すること
⑤ 調査・検討(Exploration)・・・調査・検討を要すること
⑥ 交渉(Negotiated)・・・あらかじめ誰かと交渉すべきこと

業務を細分化することは、スケジューリングをしやすくし、未来の時間の管理と有効活用するための手段です。
業務の細分化という仕事の準備をする時間を確保することが重要であり、この「準備の時間」を最重要事項としてスケジュールできるようタスクに入れることも忘れてはいけません。

隙間時間の有効活用

最後に、タスクリストを作るにあたって、5分~10分ほどでできる「小さなタスク」をリストアップしておきましょう。
「小さなタスク」があることで、隙間時間でも効率よく仕事ができるようになります。

隙間時間とは、例えば、電車の待ち時間や移動時間、「前の会議が長引いていて、少しお待ちください」といった待ち時間などです。
そのような隙間時間を有効活用することは、時間管理を効果的にするスキルです。
仮に、1日の隙間時間の合計が1時間だとすると、1年間で365時間です。これは、1日8時間労働で換算すると45営業日分に相当します。効率よく仕事ができるよう準備をしておきましょう。

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まとめ

フリーエンジニア、フリーコンサルタントの場合、1日のスケジュールなどは自己責任で進めていかなければなりません。
業務の質を上げ、効率よく業務を進めるためには、時間に対する意識を高く持ち、1日後のタスクリストを上手に活用していきましょう。
さらに、そのタスクリストにあげる業務を細かく分けることで、進捗もわかりやすく、未来の時間確保につながります。忙しく、ついないがしろになってしまいますが、初めにこの細分化をきちんとしておくことで、時間管理の有効性が発揮されます。
また、隙間時間にできる業務のリストアップも忘れずに。

時間管理を徹底し、業務の効率を上げていきましょう。

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