一度のヒアリングで協力会社に案件情報を展開する
こんにちは！アサインナビの角田（スミタ）です。
現場担当者から増員などの依頼があり、プロパーの参画が難しいときは協力会社に依頼する機会も多いかと思います。そのとき具体的な案件情報を協力会社に提示する必要があり、その過程で現場担当者へのヒアリングが必要となってきます。そのとき現場担当者からの案件情報が不十分だと思ったことはありませんでしょうか？
本記事は人材調達の業務を行っている方向けに、現場・上位会社から案件情報をヒアリングするときのコミュニケーションの質を上げることで、スピーディーに協力会社へ案件情報を展開する方法をお伝えいたします。
1.少ないコミュニケーションで十分な案件情報をヒアリングする
現場からの情報をそのまま協力会社に展開することもできますが、情報が不十分なまま展開してしまうと、スキルアンマッチな人材が提案されたり、そもそも提案自体こない可能性もあります。
できるだけ少ない回数で必要な情報を現場担当者から取得し、十分な情報量で協力会社に展開することを目指しましょう。
まずは、自社にとって主要なお客様を担当している現場担当者のことを考えてみて、その人とのコミュニケーションの質を上げることを意識してみます。具体的な方法は、次に記載させていただきます。
2.ルールを定めて運用する
各社様、エクセルやスプレットシートなど社内で案件情報の共有するための定型フォーマットがある企業も多いと思います。特にフォーマットが決まっていない企業は、まず案件共有のためのフォーマットを作成してみましょう。
人材要件の情報はもちろんですが、
・担当してもらう作業工程、作業期間などのプロジェクトの詳細
・人材を募集する背景
・必須/尚可スキル
・作業場所、勤務時間などの労働環境
も、人材を提供する立場にとっては気になる情報です。
上記の内容を具体的に書いていただくと提案されやすくなると思いますので、現場担当者に記入してもらうか、調達担当がわかる範囲で記載して現場担当に補足してもらうなどルールを決めておきましょう。
3.現場担当者の連絡の取りやすいツールや時間帯を把握する
現場担当は普段社内にいるケース・あまり社内にいないケースがあり、特に普段社内にあまりいない人は、連絡をとるタイミングがないと思います。連絡が取りやすいタイミング・返信してもらいやすい方法を見極めることで、現場担当者とコミュニケーションがとりやすい環境をつくることが出来ます。
・連絡がとりやすい時間帯はいつか？
（いつでもok、お昼の時間帯、業後など）
・どの方法のコミュニケーションがとりやすいか？
（メール・電話・その他コミュニケーションツールなど）
現場からの情報で不明点があり更にヒアリングが必要となったとき連絡のとりやすいタイミング・方法を把握できていればよりスピーディーな情報連携が出来ますし、コミュニケーションに対する負担を少なくすることも可能です。
4.まとめ
・少ないコミュニケーションで十分な案件情報をヒアリングする
・ルールを定めて運用する
・現場担当者の連絡の取りやすいツールや時間帯を把握する
他にも、人材を探し提案するシーンも現場担当とのコミュニケーションが必要となってきますので、
以下の記事も合わせてお読み頂けますと幸いです。
他部署とのコミュニケーションを活性化し、人材調達を最大化する
市況感を現場と共有し人材を探しやすくする
少ないコミュニケーションの回数でも十分な情報をとれるような連携方法・タイミングをルール化することで、より早く協力会社に案件を展開できるようにしましょう。
アサインナビ角田 = 文
