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Assign Navi User Meetup #4 開催レポート(前編)「限られたリソースで人材調達を最大化する」

こんにちは。アサインナビの津田です。

「Assign Navi User Meetup」はアサインナビを実際に活用されているIT企業の経営層や営業担当、そして調達担当が一堂に集まるユーザーイベントです。第4回目の開催となる今回は、「限られたリソースで人材調達を最大化する&現場担当者と考える良い人材調達」のテーマでの開催となりました。

アサインナビの有料会員向けに開催されたこの限定イベントの内容を、今回は「前編」「後編」に分けてご紹介いたします。前編では、Assign Navi User Meetup #4の前半でご紹介した、「限られたリソースで人材調達を最大化する」ポイントに関する発表を取り上げます。

イベントレポート後編では、実際のユーザー企業の担当者様を交えたパネルディスカッションの内容と様子をお届けします。

本イベントのより詳しい内容や、IT人材の調達に関するお悩みの相談は、弊社カスタマーサクセス部までお気軽にご連絡ください。

目次

  1. Assign Navi User Meetup #4 のテーマは、”限られたリソースでの人材調達の最大化”
  2. ポイントその1「人材調達を意識する人を増やす」
  3. ポイントその2「調達プロセスを確立する」
  4. ポイントその3「調達依頼者とのコミュニケーションを高める」
  5. ポイントその4「協力会社に寄り添ってコミュニケーションをとる」

Assign Navi User Meetup #4 のテーマは、”限られたリソースでの人材調達の最大化”

「Assign Navi User Meetup #4」とは?:

今回が4度目の開催となった「Assign Navi User Meetup」。今回は中堅~大手の調達業務に関わる担当者が集まり、限られたリソースで調達を成功させる様々な取り組みについて考える機会となりました。今回は企業登録数が3,500社を超えるアサインナビWEBプラットフォーム運営のノウハウを基にしたセミナーと、実際に社内リソースを活用し効率的に調達業務を進められているユーザー様とのパネルディスカッションを軸とした内容で開催されました。

冒頭で弊社カスタマーエクスペリエンス部の角田より「限られたリソースで人材調達を最大化する」と題した発表をおこないました。「アサインナビ」の登録レジュメデータと、ユーザー企業へのインタビュー結果をもとに、限られたリソースで調達を成功に導くポイントを共有しました。(写真左上)

本イベントは、ヴァイタル・インフォメーション株式会社 業務推進部 パートナー推進課 で調達業務をご担当されている三輪 基博様をゲストにお招きして、調達の成果を出すために意識するべきポイントをお伺いしました。三輪様、お忙しい中お時間をいただきありがとうございました。(写真右)

また、当日の司会進行は今回から新しく弊社関澤が担当しました。イベント終了後は、参加者が互いに情報交換をするための懇親会が開かれました。(写真左下)

2018年10月から開始し、今回で4回目となる「Assign Navi User Meetup」は、アサインナビのユーザー同士で、アサインナビを使った成功事例や課題を共有するイベントです。

Assign Navi User Meetup #1
成果を出しているユーザー事例&リニューアル後のアサインナビお披露目会 開催レポート

Assign Navi User Meetup #2
人材調達は調達部・営業部だけの課題じゃない? 現場との連携で新規パートナー開拓に成功している事例紹介 開催レポート

Assign Navi User Meetup #3
人材調達の2大課題を解決&アサインナビで良い人材と出会うには 開催レポート

今回は「限られたリソースで人材調達を最大化する&現場担当者と考える良い人材調達」をテーマに、3つの課題に対してどう立ち向かい、アサインナビで良い人材と出会うかを考える場となりました。

本イベントのテーマとなる、多くの企業が抱える課題:

・ビジネスパートナーの参画を増やしたいが、思うように増えない
・他社のアサインナビの運用事例を知りたい
・人材調達の依頼者と、コミュニケーションが十分に取れていない気がする

今回は「限られたリソースで人材調達を最大化する」と題して、実際にアサインナビでの人材調達に成功しているユーザー様が取り組んでいる事例をもとに、自社の人材調達を最大化させるために必要な体制・プロセスなどの4箇条をアサインナビからお伝えしました。

また、パネルディスカッションでは、現場担当者とのコミュニケーションを密に取ることで、候補者の幅を広げたり、新規ビジネスパートナーの開拓を実施している、ヴァイタル・インフォメーション株式会社の三輪様をお招きして、事例を共有していただきました。

ポイントその1「人材調達を意識する人を増やす」

まずは、今回のイベントを企画した弊社カスタマーエクスペリエンス部の角田より、本イベント開催の経緯と、調達業務を成功に導くために意識すべき4つのポイントに関する発表がありました。

アサインナビ角田:
アサインナビの角田です。私は2014年からアサインナビの運営に携わっていて、アサインナビのサービス開始初期から、営業によるアサインナビの会員獲得や、SES営業などを経て、現在はスタンダードプランの会員様へのアサインナビの活用支援を行っています。

様々な会員様のサポート活動をする中で、同じ人材調達業務を行っていても、アサインナビ上で成果が出ている会員様と、あまり成果が出ていない会員様がいることに気が付きました。それぞれの会員様にヒアリングしていく中で、なぜ調達業務が活発に行われ成果として表れているのか?また、なぜ調達業務が停滞し活性化していないのか?ということがわかってきました。

今回は、人材調達業務が活性化している会員様へのヒアリング結果をまとめ、限られたリソースで人材調達を最大化させるポイントをみなさまに共有したいと思います。

アサインナビ角田:
まず、1つ目の「人材調達を意識する人を増やす」というポイントからご案内していきます。

この中で重要なのは
・協力会社の人材の稼働が多いことのメリット、デメリットを知る
・調達担当以外も人材調達を意識する
という点です。

協力会社の人材の稼働が多いことのメリット、デメリットを知る

アサインナビ角田:
協力会社の人材を増やすことには、自社では補えない人材の確保や扱える領域が増えたり、売り上げの増加などのメリットもありますが、逆にトラブルリスクが増えたり、契約処理などの事務作業の時間も比例して多くなります。現在の調達担当者のリソースを含め、調達に関するビジネス戦略に基づいて、今後の人材調達のペースを決めていきましょう。

もし、調達に関するビジネス戦略がない場合、今後の会社としての方向性を確認して調達戦略を決めることが必要となります。

協力会社の人材を増やすことには、メリットもありますがデメリットもあります。

調達担当以外も人材調達を意識する

アサインナビ角田:
先日、社員100名以上の企業21社にアンケートをとったところ、調達担当1人で管理できる協力会社の人数は約25名でした。

これは、もし協力会社人材の稼働が100名必要だったとしたら、純粋に4名の調達担当者が必要という計算となります。

例えば調達担当2人で100名の稼働を目指すとしたら、請求書や契約書などの業務が大変になってくる上にトラブルが発生した場合、調達依頼に対するマッチングの時間などが減ってしまいます。
もし今、1人で25名以上管理している外部人材がいて、それ以上に調達を依頼されている場合は、調達に関わる担当者を増やしてもらうのが好ましいのですが、そう簡単に人材調達の専任の担当者を増やせるわけではないですよね。

そこで、現場のリーダーないしPMなど、調達担当以外の方の協力が必要となってきます。

社内の連携を高めることで調達業務のレバレッジを高めることが可能となります。

例えばF社のアンケート回答を見ると、調達担当3名に対し360名の協力会社人材が稼働しています。
調達専任の担当者は3名でも、調達に協力的な現場担当者が11名います。そして、調達担当者と現場担当者が人数を合わせると、14名になり、ひとりあたりの調達人数は25名になります。

F社では現場担当者が、案件詳細や人材要件などの調達に関する必要な情報をキャッチして、積極的に人材調達担当に共有していたり、まずは自分が知っている協力会社に相談するようです。このように調達担当以外も人材調達の意識を持つことで、専任の調達担当者が少なくても効率的に人材調達業務が可能となります。

ポイントその2「調達プロセスを確立する」

アサインナビ角田:
次に、2つ目のポイントとして、調達プロセスを確立するために、以下の2点が重要です。
・自社の調達プロセスを確認する
・人材調達のプロセスを効率化する

自社の調達プロセスを確認する

たとえば、現場やお客様から人材調達の相談がきたら、まず「誰が「何をするか」という役割分担などはきちんと定まっていますか?人材を探すときも、「あの会社だれも声かけてない」…とか、「誰がどの会社に声かけたかわからない」…とかの状況になったことはありませんか?一度自社の調達プロセスを可視化することで、もしかしたら非効率な部分も出てくるかもしれません。

また、「アサインナビ」を調達の運用に組み込む際に、調達依頼の多い現場PMにはサブアカウントを付与して、自分現場にマッチしそうな人材がいたら、調達担当にスカウトを依頼するようにもしている企業がいます。
調達の混乱を防ぐために、案件の登録や、スカウトをしても良いのは調達担当のみとルールも決めているようです。このように運用ルールを定めることで、必要なタイミングで必要な人材を調達する活動がスムーズにできますので、是非一度確認してみましょう。

人材調達のプロセスを効率化する

調達プロセスの効率化という観点では、「面談」を効率化して時間短縮するのはリスクですし、「契約手続き」「入場対応」など固定で時間がかかるものもあれば、「人材を探す」「面談調整」など、そもそもリードタイムが長いものあります。

そのため、「案件ヒアリング」「人材を探す」プロセスに絞って業務の効率化を考えてみましょう。

現場だけが頑張るのではなく、調達担当としても現場の状況や顧客の情報をしっかりキャッチできるように努めます。

特に、「人材を探す」という工程は恐らく人材調達の中で一番時間を使う部分だと思います。こちらも現場に協力してもらうことも大事です。
現在の市況感をお伝えしたり、スキル要件を下げてもらうなど交渉してみることも大事です。もしかしたら、理解してもらえて今後は市況感に見合ったスキル要件を提示してきてくれるようになると、人材を見つけやすくなり効率的に探せるようになると思います。現場と意識を合わせながら案件内容を整理することで、適切な人員募集要項を作成できるだけでなく、市況感の共有によって社内の統一認識を育むことにも繋がります。

ポイントその3「調達依頼者とのコミュニケーションを高める」

アサインナビ角田:
3つ目は、調達依頼者とどれだけコミュニケーションを取れているか?を確認します。

自社のコミュニケーションの成熟度を確認する

成熟度が高ければ高いほど、調達依頼をしてきた人と質の良いコミュニケーションが取れ、そのコミュニケーションを人材調達に活かすことができます。

もちろん、これも調達担当だけが頑張ることではなく、現場担当者の方の協力が必要になってきます。みなさんはどこまでできているでしょうか?

現場の方が忙しくてなかなか話す機会がない…とか、正直話しかけづらい…という場合もありますよね。
その場合は、コミュニケーションの質を意識してみましょう。定型のフォーマットを共有し、それをもとにまずコミュニケーションを取ってみまます。

また、現場の方が積極的に人材調達に取り組んでいる企業には「現場担当者が売り上げ目標をもっている」ことが多いようでした。協力会社の参画がないと達成できない数字なので必然的に人材調達に協力的になるようです。また物理的に距離を近づけることも、コミュニケーションの量を増やすきっかけになると思います。

コミュニケーションの質を高める

アサインナビ角田:
コミュニケーションの質を高めるために、単価などの市況感を現場に連携してみましょう。
アサインナビには「ヒント」というは調達活動に役立つ情報を配信するメディアを運営しているのですが、そこに毎月カテゴリー別の平均単価を出していますので、それを見せてあげたり、アサインナビの人材情報を見せてあげても良いと思います。

H!NTに掲載されている単価レポートを見る

ポイントその4「協力会社に寄り添ってコミュニケーションをとる」

アサインナビ角田:
最後に紹介する4つ目のポイントに関しては、ご自身が自分の社員のために案件を探すときに、知っておきたい情報は何か?を理解することが大事です。

例えば案件情報の連携に関する具体的な内容は、ヒントにも書いてありますので参考にしてみてください。アサインナビでの案件掲載だけではなく、協力会社への案件情報の配信などにも参考になると思います。

H!NT記事を読む

また、相手に送るメッセージにも工夫が必要です。明らかにコピペだとわかるメッセージよりは、自分のために作られたメッセージだとわかったほうが相手も嬉しいですよね。とある人材を提供する立場の会員様に伺ったのですが、コピペのメッセージにはあまり反応しないと言っていた方もいます。
できるだけ一人一人にメッセージを送るように心がけてみましょう。特にスカウトの送り方の事例もヒントに書いてありますので、参考にしてみてください。

まとめ



・調達担当以外にも人材調達を意識する人を増やす。そのためには、しっかりと調達プロセスを確立することが必要。
・更に、現場担当と調達担当。そして協力会社と調達担当とのコミュニケーション内容を見直してみる。

アサインナビ角田:
限られたリソースで人材調達を最大化するために、明日から1つでも実施してみてください。

これからもアサインナビを人材調達や新規パートナー開拓のツール1つとして、有意義にご活用いただけたら嬉しいです。ありがとうございました。

開催レポート(後編)「現場担当者と考える良い人材調達」

イベントレポート後編では、実際のユーザー企業の担当者様を交えたパネルディスカッションの内容と様子をお届けします。

本記事と合わせて、あわせてご覧ください。

アサインナビ津田 = 文