今回は、PM（プロジェクトマネージャー）の腕が試される予算と工数管理についてご紹介します。PMが知っておきたいチームビルディングの秘訣と、人手不足解消のための適切なマネジメント方法とあわせて参考にしてみてください。
WBSを活用して見積もり精度を高める
実際にプロジェクトが稼働し始めてから、血眼になって予算・工数管理を行ったとしても、そもそもの見積もりがあまりにも現状とかけ離れていれば、管理のしようがありません。プロジェクトを成功させるためには正確で詳細でありながら、現実に沿った青写真が必要になります。
おすすめはWBSを使った積み上げ型の見積もり方法です。
まずWBS作成会議を開き、プロジェクトの完遂までに想定される全ての作業を洗い出します。
最初は理想像から描きはじめ、そこから作業の取捨選択を繰り返すことで、実際のプロジェクトの全容が見えてきます。
WBSに基づいて見積もり作業が終了したならば、今度はWBSで洗い出された作業をプロジェクトメンバーに割り振りましょう。WBSで洗い出した作業をできるだけ詳細に記し、それぞれに担当者や補助者を設定することで、実際に必要な作業と工数が見えてきます。
さらにWBS作成に関しても決してマネージャー一人で行わず、プロジェクトにアサインされるメンバーを交えて情報共有を重ねることが大切です。
工数管理には、実績を毎日入力する
プロジェクトによって、アサインされているメンバーに対する作業実績入力の義務付けは様々です。
週に1回、月に1回という単位でも間違いではないのですが、トラブルが発生したときのアラートとして機能しなくなってしまいます。
プロジェクトに想定外の出来事はつきもので、障害対応や仕様変更など予算を工数実績が上回ってしまうことも十分にあり得ます。
それを「予想外のことが起きたから」と結果論で片付け場当たり的な対応を繰り返すか、「来月のこのフェーズで吸収できる」とリカバリ案を事前に準備できるかは、情報のリアルタイム性により、より正確に判断ができるようになります。
現在進行形のプロジェクト稼働状況を詳細に把握するためにも、メンバーに対する「作業実績・工数」の入力、申告を習慣化を目指すことをおすすめします。
工数管理には、週に1度は「情報共有」を
WBS、詳細な見積もり、毎日入力した工数実績の3つがそろえば、プロジェクトの概要と現状を分析する資料はほぼ出揃います。
これを使って週に1度はプロジェクトメンバーと情報共有の機会を設ける必要があります。
この3つの資料でできることは「見える化」であって、それは気づきを得て軌道修正する絶好の機会となります。
プロジェクトの現状を「見える化」することで、システムを作り上げていくメンバーが、自分がプロジェクトの中でどこにいてどの程度周囲との差があるのかを、しっかりと意識することができます。
さらに、PMの頭の中のマップとメンバーのマップを一致させることもに役立ちます。
プロジェクトメンバーとの連携を密にし、全員の頭の中にプロジェクトの現状がうっすらとでも存在するようになれば、一人一人に予算・工数に対する管理意識が芽生えるでしょう。
プロジェクト終盤のテストフェーズで大規模な不具合が発生したとしても、このような情報共有が出来ていれば大幅な予算・工数のオーバーを発生させずに、修正や改修を進められる可能性が高まります。
情報共有はリスクマネジメントの一環でもありますし、最低週1回は設けるようにしましょう。
工数管理には、プロジェクト管理ツールを使用して可視化
現在は有償のもの、無償のもの問わずPM向けのプロジェクト管理ツールが存在しています。プロジェクト全体の予算、工数、進捗状況が一目でわかるような便利なUIや、タスク管理機能、SNS感覚でメンバーとの情報共有を行える機能など、プロジェクト管理に必要なものが揃っています。
プロジェクトメンバーの単価表一覧や簡易なエクセルで管理しているのならば、是非導入してみてはいかがでしょうか。
無料で試せる！プロジェクト管理ツール４選
- Backlog
使いやすいUIを追及して作られていて、簡単に使うことができます。ガントチャートでスケジュール管理をしたり、課題管理でタスクと担当者の進捗を管理、またGitやSVNでサイトのコンテンツをバージョン管理したりできます。10ユーザーまで無料で使えるフリープランがあるので、試しに使ってみるのがよさそうです。 - Redmine
オープンソースのプロジェクト管理ソフトウェアとして人気のRedmine。ToDoをチケットとして登録し、チケット一覧で担当の確認をしたり、ガントチャートで進捗を確認することができます。オープンソースがゆえに、自社向けにカスタマイズすることも可能です。 - JOOTO（ジョートー）
無料で使えるクラウド型のタスク管理ツール。タスクを作成して、担当と期限を割り振り、進捗管理ができます。付箋を貼る感覚で直観的に管理がしやすく、コメント欄をチーム内で使えばコミュニケーションツールにもなります。無料で使える範囲は限られますが、まずは無料で試してみて、チームで使いこなせそうであれば有料プランへ変更してみるのがよさそうです。
工数管理まとめ
工数管理のために、まず着手したいのはWBSです。
見積もりの際に作成してしまえば、プロジェクト開始後は運用すればよいので先に作成してしまうのがおすすめです。
この運用には、チームメンバーに毎日工数を入力してもらうことが重要となります。
また、それをもとに週1回の情報共有の場を設けましょう。その場で、数字だけではわからないリスクなども洗い出すことが可能となります。
工数の可視化には、プロジェクトに合ったツールを使うのも手です。無料で使えるものもあるので、ぜひ参考にしてみて下さい。
