プロジェクトの目標達成にはチームワークが大切です。そこで、プロジェクトに関わる全ての人（ステークホルダー）との関係を良好に保つようマネジメントするステークホルダー・マネジメントについて解説します。
ステークホルダーとの関係を考えよう
多くのプロジェクトがチームを組んで行われます。プロジェクトチームは、社内外から集まった要員によって編成されますが、当然のことながら目標達成にはチームワークが大切です。
プロジェクトマネジャーは、まずプロジェクトの概略と方向性を明示して、関わるすべての人（ステークホルダー）の意志統一を図らなければなりません。ステークホルダーの中には、プロジェクトの支持者ばかりとは限らず、快く思わない人もいます。
プロジェクトマネジャーは、それを見抜いて、支持者にはさらなる強力な支持を得られるよう働きかけ、反対者にはそれなりの理解を求めなければなりません。
ステークホルダーの満足は、プロジェクトの成否に関わることであるため、主要な目標のひとつとしてマネジメントする必要があります。今回は、ステークホルダーとの関係を良好に保つようマネジメントするステークホルダー・マネジメントについて解説します。
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ステークホルダー・マネジメントとは
プロジェクトの利害関係者をステークホルダーと呼びます。ステークホルダー・マネジメントは、プロジェクトのステークホルダーとどう付き合っていくのかということに対してのアプローチであり、プロジェクトの成否に関わることはもちろん、良好な人間関係を築く意味でも大切です。
ステークホルダー・マネジメントのプロセスは大きくわけで４つあります。ステークホルダーの洗い出し、分析、マネジメント計画、関与の促進とその管理です。次にそれぞれについて、みていきましょう。
ステークホルダーの洗い出し
ステークホルダーの洗い出しとは、プロジェクトに関与して影響を与えるか、プロジェクトの結果から影響を受ける人やグループを特定することです。
把握しやすいように一覧表を作成します。プロジェクトマネジャーやスポンサー、プロジェクトメンバーなど、漏れのないように洗い出します。当然ながら、ここでの漏れは致命的です。一人でやらず、何人かで取り組んだ方が、ミスを防げるでしょう。
また、ステークホルダーへの挨拶は徹底し、プロジェクトの趣旨の理解、協力とともに、相手の要望や考え方を聞いておくことも、プロジェクト成功のカギとなります。なぜならば、プロジェクトの目標のひとつに関わる人の満足があるからです。
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ステークホルダーの分析
ステークホルダー一覧表を見ながら、各々について期待や影響を分析します。プロジェクトの成功は、ステークホルダーの関与に大きく左右されますので、すべてのステークホルダーについて、現在の関与レベルとプロジェクト成功のために、どこまで関与してもらいたいかを比較します。
関与レベルは次の５つに分類します。
- レベル１：不認識・・・プロジェクトについて不認識だが、潜在的影響力を持つ
- レベル２：抵抗力・・・プロジェクトについて認識があり、潜在的影響力を持つが、変化への抵抗がある
- レベル３：中立的・・・プロジェクトについて認識があるが、支持も抵抗もしない
- レベル４：支持的・・・プロジェクトについて認識があり、潜在的影響力を持ち、変化を支持する
- レベル５：指導的・・・プロジェクトについて認識があり、潜在的影響力を持ち、プロジェクト成功を確実にするために積極的に関与している
ステークホルダー・マネジメント計画
ステークホルダー分析プロセスを通して、関与レベルについて現状と期待のギャップが明らかになります。このギャップを埋めるために必要な対応策（付き合い方）を策定します。つまり、プロジェクトの意思決定や実施に効果的に関与してもらうためのステークホルダー対応戦略を立案します。
ステークホルダー対応戦略とは、ステークホルダーのプロジェクトへの影響力を考慮して、なるべくプラスに働くように、ステークホルダーのプロジェクトに対する関与内容やその度合いを変えてもらうよう働きかけることです。
ただし、プロジェクトマネジャーひとりではなかなか困難なケースが多いため、スポンサーや上司、経験者などに相談し協力してもらうといいでしょう。
例えば、社内にプロジェクトの反対者がいた場合を考えてみましょう。反対者は、プロジェクトに対してマイナスの影響を及ぼします。
理想的には、支持者になってもらいたいものですが、それはなかなか難しいことです。せめて邪魔だけはされないように中立の立場になってもらいたいものです。
それをプロジェクトマネジャーひとりで対応しようとしても、もともと反対の立場にいる相手なので、話すら聞いてもらえないということも起こります。そんな時は、上司にお願いして説得してもらうといった対応が効果的でしょう。
積極的に参加してくれる支持者に対してもアプローチします。継続的な支持とリーダーシップを期待しますが、それを失わないように情報の共有やコミュニケーションをしっかりととってきます。
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ステークホルダーの関与の促進とその度合いの管理
ステークホルダーのニーズや期待を満足させるための対応戦略の基本は、プロジェクトの全期間にわたり、継続的にコミュニケーションをとることです。さらに課題の発生に対処し、ステークホルダーに適切な関与を促進します。
また、ステークホルダーとの関係を監視し、適切な関与状態を保てるよう戦略や計画を調整します。重要なことは、ステークホルダーの関与がどう変わってきたかを把握することです。プロジェクトにプラスの影響となるよう管理していきましょう。
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