プロジェクトを効果的・効率的に進める上で欠かせないのが、各種のツールです。
こうしたツールは大きく分けて、
- プロジェクト全体を管理するためのツール（IT）
- プロジェクトの各曲面（フェーズ）で使用されるドキュメント・ツール（文書や様式）
があります。
今回は、プロジェクトマネジメントの際に活用したい管理ツールについてご紹介いたします。
プロジェクト全体はIT活用の管理ツールを使おう
小規模なプロジェクトから大規模なプロジェクトまで、プロジェクトをどのように管理するかによって必要な管理ツールは変わってきます。
例えば、短期間・少人数でおこなう小規模なプロジェクトであればスケジュールの管理を目的としたエクセルなどの線表で良いかもしれません。
逆に、大規模で複雑なプロジェクトになれば、関わるメンバーも多くなり、管理項目やその指標などが多岐にわたるため、どうしてもシステム（IT）を活用した管理ツールが必要になります。
管理ツールに関してはMicrosoft Office Projectを筆頭に、多くのプロジェクト管理ソフトが実際の現場で使用されています。
管理ツール導入にあたって考慮すべきこと
管理ツールを導入するにあたっては、先ずどのような方針・観点でプロジェクトを管理するかということを見定めることが重要です。
また、ツールを導入しても、現場で使い勝手が悪いとか、使うための労力が負担になるなどの声に押され、結局使われないということにならないよう、ツールの導入および定着には現場の理解や知識が必要になるということも考慮する必要があります。
ドキュメントでプロジェクトの見える化をする
プロジェクトで発生する作業を見える化することで、チーム・メンバー間はもちろん、発注者と作業内容を共有することができます。その見える化の方法には、事前に決められた文書化されたルールや報告や記録を決められた様式で行う方法があります。いくつかの例を紹介します。
- 責任分担表（RAM－Responsibility Assingment Matrix）
プロジェクトがスタートすると、多くのステークホルダーが発注者、受注者側に存在します。プロジェクトがうまくいかない理由の一つに、作業の責任が曖昧になっていることが多く、それを解消するためにも誰が、何の責任があるのかを明確にし、関係者全員が納得できるようにしておくことが必要です。
特に外部ベンダーの協力を得てプロジェクトを行う場合、発注者はプロジェクト開始の段階で、どういう報告書（文書）を、誰が作成し、どの局面（フェーズ）で、どの様式で提出してもらうのかを合意しておくことが重要です。
- 課題管理表 / リスク管理表
プロジェクトが何の問題もないまま進むことはまずありえません。しかし、こうした課題・問題、リスクなどは属人管理となってしまうことが多く、いつ何が起こり、誰が、いつまでに対応するのかといったことを記録しておき、完了したかどうかを確認する必要があります。
- 品質管理表
プロジェクトで期待している成果物の品質をどの程度にするのかを、プロジェクトが開始する前に決めておきますが、作業が進んでゆく途中で、常に当初の品質が確保されているかを見極めておくことが必要です。どのような基準で品質を見極めるかを決め、その基準に従い品質管理をおこないましょう。
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まとめ
プロジェクトを成功させるためには、進捗に応じてきちんとマネジメントできるかどうかにかかっています。何を、どうマネジメントするかは、プロジェクトを進める側で考えなければなりません。
どのような方法でマネジメントするかが決まれば、ルールとして文書化し、必要に応じて様式を決め、関係者（場合によっては外部ベンダーも含む）と共有し、決めた通りに適用されているかを見定めることが肝要です。
そこで、うまくゆかなければ、改善しより良い内容にしていく必要があります。新しい技術や考え方が時代と共に進化して開発されたり、法制度が変わったり、グローバルな展開が進むほど、それらに対応してルールも変えていく必要があります。
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