プロジェクトの成功、失敗の最大要因はコミュニケーションにあります。ここでは、プロジェクトにおけるコミュニケーション活動のひとつである会議体に焦点を当て、その種類、開催、進行の仕方、議事録のポイントについてまとめました。
■目次■
プロジェクト成功・失敗の最大要因はコミュニケーション
プロジェクトの成功、失敗の最大の要因のひとつにコミュニケーションがあります。プロジェクトにおけるコミュニケーションとは、会議体、プレゼンテーション、報告、連絡、相談などです。
この中で取り交わされるプロジェクトの情報は一部を除いて、関わる全てのメンバー間で共有されることが望ましく、そのための仕組みを構築しなければなりません。また、コミュニケーションに関わるリスクも早めに対策をとることが重要です。
意外と忘れがちなコミュニケーションの重要性ですが、プロジェクトマネジャーは、コミュニケーションを戦略的に考え、効果的、効率的に進めるよう気を配る必要があります。
プロジェクトにおける会議体の種類
プロジェクトが始まると、いくつもの会議が行われます。ただ、やみくもに会議ばかりしていては、能率はあがらないので、目的に沿って日程、時間、参加者を決めていかなければなりません。プロジェクトにおける会議体とその目的は、次のようなものがあります。
- 立ち上げキックオフ会議・・・全員の心を一つにして動機付けを行う
- 計画書作成会議・・・計画書を作成するために定期的に行う
- 計画書承認会議・・・計画書の承認を受け、正式にベースラインとする
- 進捗会議・・・定期的に進み具合を把握し、分析し、対策をとる
- チーム形成会議・・・チームごとのチームワークを強固にする
- リスク管理会議・・・リスク・マネジメントの方針に従って定期的に行う
- ベンダー管理会議・・・調達マネジメント計画に従い、定期的に行う
- 検査評価会議・・・作成もしくは納品された成果物の検査結果を分析する
- 終結評価会議・・・プロジェクトの終結における反省や振り返りを行う
- 打ち上げ・・・プロジェクト要員へのねぎらい
また、チームメンバーがちょっとしたスペースで話し合えるような場所があるといいでしょう。
スクラム・ミーティングと言われますが、会議室を予約するのではなく、喫煙所や休憩室のようなちょっとしたスペースで、お茶でも飲みながら、プロジェクトの進捗の確認、例えば昨日までの成果とこれからの予定、課題や解決状況などの意見を交わすことです。みっちり話し合うというよりは、３分程度の議論というスタンスです。
メンバー間のコンタクト頻度が多いほど、チームワークも良くなり、プロジェクトへの士気も高まり効果的です。
プロジェクトにおける会議の開催の仕方
それでは、実際の会議の進め方についてみていきましょう。
会議の種類と目的を明確にしたら、プロジェクトを通しての会議スケジュールを決めます。緊急を要する場合や納期直前になって毎日行うという例外もありますが、会議は、事前に設定可能です。キックオフ会議はプロジェクト立ち上げ後すぐや作業開始前、進捗会議は毎週あるいは毎月といった具合です。
会議のスケジュールの決定と同時に必要な参加者も決めて、個人のスケジュールに反映させます。会議へ出席する人を可能な限り絞ることも大切です。
プロジェクト上の会議は、大抵が意志決定のためのものですので、それに関わらない人まで呼ぶ必要はありません。
事あるごとに、全員を集めたがる人もいますが、プロジェクトでの全員集合は、キックオフ会議などのベクトル合わせてチームワークを育む場合や、重要な情報伝達の口頭説明が必要なときぐらいです。通常の情報伝達ならば、メールで済むことであり、やたらと全員を集めたがるのもチーム士気に影響します。
確かに会議も仕事ですが、作業メンバーからすれば、自分の担当とは無関係な会議はかえって仕事の邪魔ですし、「早く自分の担当に戻りたい」と士気も下がります。聞いているだけのオブサーバーは、育成を目的とするなら良いかもしれませんが、基本的には会議の目的に見合った参加者に限定し、効率よく開催しなければなりません。
プロジェクトにおける会議の進行の仕方
会議の目的と役割を明確にしたら、いよいよ会議が始まります。プロジェクトの会議は、通常プロジェクトマネジャーが司会を務めますが、場合によっては、コミュニケーション・マネジメント担当を指名してプロジェクトマネジャーは促進係として進行することもあります。
会議を招集するときのメールには、議事次第を明示し、報告などの案件はなるべく先に済ませます。大事なことは、何か決定する案件のための議論であり、そのための時間を十分に確保する必要があります。
決められた時間を消費したり、ある程度議論が煮詰まったところで議決となりますが、そのときの意志決定の方法も定めておく必要があります。全員が合意するならば問題はありませんが、収拾がつかなかったときは多数決や最終決定権を持つ人を指名しておきます。そういうことを最初から確認してから議論を開始すればスムーズに進行できます。
また、プロジェクトマネジャーやリーダーが、会議をリードすることも重要です。上司が何を考えているのかがわからなければスタッフは不安になります。答えを示したのでは通達であり、議論ではありませんが、方向性を明示することは、重要なリーダーシップの在り方といえます。
幅広いアイデアを生み出すブレーンストーミング法とは
議論を進める方法として、よくブレーンストーミング法が用いられます。ブレーンストーミング法は、幅広くアイデアを求める手法です。なるべく多くの人に参加してもらい自由にアイデアを出し合います。
ここで、注意すべきことは相手の意見に否定的な発言はしないこと、また反対の場合には、理由を明確にし、「それならば・・・」といった具合に代替え案を提案することです。そうしたルールを設けることで、ポジティブな議論ができますし、意見することに委縮することもなくなります。
良いブレーンストーミングほど、意見が分散し、なかなかまとまらないこともあります。それだけアイデアが出たことは良いのですが、時間がかかってしまうこともあります。
そうした場合は、一定の時間や意見が出たところで止めて、さらに少人数の核となるメンバーだけが集まり方向性を打ち出し、それを元に再度ブレーンストーミングをすることで、効果的な議論が期待できます。
ただ、時間がない場合は何度もブレーンストーミングはできないので、あらかじめタタキ台を作っておいて議論することで、効率的で有意義な議論となるでしょう。
プロジェクトにおける会議議事録のポイント
会議の最後には、決まったこと、次回までの検討事項、担当者の確認をして議事録を書きます。議事録は、その場で読み上げることが理想ですが、不可能な場合にもなるべく早く提示できるようにしましょう。
議事録は、詳細であればあるほど有効ですが、プロジェクトの性質によってはそこまで求めない場合もあります。だからといって、簡略化し過ぎると、発言者の趣旨が不明確になりやすいので注意が必要です。基本的には、誰が読んでもわかるように５W1Hを満足させた議事録を作成すれば問題はないでしょう。
いかがでしたか？
プロジェクトを成功に導く会議の進め方についてご紹介いたしました。
チームメンバーがスムーズに業務を進められるよう、PMは会議の時間を有効に活用したいものです。
チームビルディングについてもご紹介しておりますので、あわせて参考にしてみて下さいね。
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